Preparação e planejamento para o inventário

Um bom planejamento e preparação para o inventario é imprescindível para a obtenção de bons resultados. Deverão ser providenciados:

a) Folhas de convocação e serviço, definindo os convocados, datas horários e locais de trabalho.

b) Fornecimento de meios de registro de qualidade e quantidade adequada para uma correta contagem.

c) Reanalise da arrumação física.

d) Método da tomada do inventário e treinamento.

e) Atualização e análise dos registros.

f) Cut-off para documentação e movimentação de materiais a serem inventariados.

CONVOCAÇÃO

Organização das equipes de 1º contagem (reconhecedores). Organização das equipes de 2º contagem (revisores). Com antecedêcia de três semanas distribuir a lista de convocação para cada funcionário, com esclarecimentos e motivação para o bom andamento dos trabalhos.

CARTÃO DE INVENTÁRIO

Salvo poucas exceções, o meio de registro será um cartão com partes destacáveis para até três contagens, conforme a figura 1.1. Se necessário os cartões poderão ser impressos em cores distintas para identificar tipos de estoque a serem contados. Para as empresas que executam o controle de estoque por processamento de dados, os cartões poderão ser pré-impressos pelo computador. Os cartões serão preenchidos antes da fixação nos lotes a serem inventariados, nos espaços reservados aos três estágios: localização, descrição do material, código, unidade e data do inventário.

ARRUMAÇÃO FÍSICA

As áreas e os itens a serem inventariados deverão ser arrumados da melhor forma possível, agrupando os produtos iguais, identificando todos os materiais com seus respectivos cartões, deixando os corredores livres e desimpedidos para facilitar a movimentação, isolando os produtos que não devam ser inventariados, se for o caso. Deverá também ser providenciado com antecedêcia todo o equipamento necessário para a tomada do inventário, como balanças aferidas, escadas, balança contadora, equipamentos de movimentação etc.

         FIGURA 1.1               Modelo de ficha de inventário

Inventário físico

Uma empresa de porte, decididamente organizada tem uma estrutura de Administração de materiais com politicas e procedimentos claramente definidos. Assim sendo, uma das suas funções é a precisão nos registros de estoques; então, toda a movimentação do estoque deve ser registrada pelos documentos adequados. Considerando que o almoxarifado ou depósito tem como uma das suas funções principais o controle efetivo de todo o estoque, sua operação deve vir de encontro aos objetivos de custo e serviços pretendidos pela alta administração da empresa.

Periodicamente a empresa deve efetuar contagens físicas de seus itens de estoque e produtos em processo para verificar:

a) Discrepâncias em valor, entre o estoque físico e o estoque contábil.

b) Discrepâncias entre registros e o físico (quantidade real na prateleira).

c) Apuração do valor total do estoque (contábil) para efeito de balanço ou balancetes.

Neste caso o inventário é realizado próximo ao encerramento do ano fiscal.

Os inventário nas empresas podem ser:

INVENTÁRIOS GERAIS

Efetuados ao final do exercício, eles abrangem todos os itens de estoque de uma só vez. São operações de duração relativamente prolongada, que, por incluir quantidade elevada de itens, impossibilitam as reconciliações, análise das causas de divergências e consequentemente ajustes na profundidade.

INVENTÁRIOS ROTATIVOS

Visando distribuir as contagens ao longo do ano, com maior frequência, porém concentrada cada mês em menor quantidade de itens, deverá reduzir a duração unitária da operação e dará melhores condições de analise das causas de ajuste visando ao melhor controle. Abrangerá através de contagens programadas todos os itens de várias categorias de estoque e matéria-prima, embalagens, suprimentos, produtos em processo e produtos acabados.

Grupo 1 – neste caso serão enquadrados os itens mais significativos, os quais serão inventariados três vezes ao ano; por representarem maior valor em estoque e serem estratégicos e imprescindíveis a produção.

Grupo 2 – serão constituídos de itens de importância intermediária quanto ao valor de estoque, estratégia e manejo. Estes serão inventariados duas vezes ao ano.

Grupo 3 – será formado pelos demais itens. Caracteristicamente, será composto de muitos itens que representam pequeno valor no estoque. Os materiais deste grupo serão inventariados uma vez por ano.

Fonte: Livro Administração de materiais