Um bom planejamento e preparação para o inventario é imprescindível para a obtenção de bons resultados. Deverão ser providenciados:
a) Folhas de convocação e serviço, definindo os convocados, datas horários e locais de trabalho.
b) Fornecimento de meios de registro de qualidade e quantidade adequada para uma correta contagem.
c) Reanalise da arrumação física.
d) Método da tomada do inventário e treinamento.
e) Atualização e análise dos registros.
f) Cut-off para documentação e movimentação de materiais a serem inventariados.
CONVOCAÇÃO
Organização das equipes de 1º contagem (reconhecedores). Organização das equipes de 2º contagem (revisores). Com antecedêcia de três semanas distribuir a lista de convocação para cada funcionário, com esclarecimentos e motivação para o bom andamento dos trabalhos.
CARTÃO DE INVENTÁRIO
Salvo poucas exceções, o meio de registro será um cartão com partes destacáveis para até três contagens, conforme a figura 1.1. Se necessário os cartões poderão ser impressos em cores distintas para identificar tipos de estoque a serem contados. Para as empresas que executam o controle de estoque por processamento de dados, os cartões poderão ser pré-impressos pelo computador. Os cartões serão preenchidos antes da fixação nos lotes a serem inventariados, nos espaços reservados aos três estágios: localização, descrição do material, código, unidade e data do inventário.
ARRUMAÇÃO FÍSICA
As áreas e os itens a serem inventariados deverão ser arrumados da melhor forma possível, agrupando os produtos iguais, identificando todos os materiais com seus respectivos cartões, deixando os corredores livres e desimpedidos para facilitar a movimentação, isolando os produtos que não devam ser inventariados, se for o caso. Deverá também ser providenciado com antecedêcia todo o equipamento necessário para a tomada do inventário, como balanças aferidas, escadas, balança contadora, equipamentos de movimentação etc.
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| FIGURA 1.1 Modelo de ficha de inventário |
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